Beschäftigtendatenschutz

I. Einführung

Grundsätzlich ist jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten zunächst unzulässig, es sei denn es liegt ein sog. „Erlaubnisgrund“ vor. Ein solcher ist zu bejahen, wenn die Datenverarbeitung erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder wenn Straftaten aufgedeckt werden sollen. Dieser Beitrag soll einzelne Bereiche aus dem Beschäftigungsverhältnis aufgreifen und vor dem Hintergrund des Datenschutzes beleuchten. 

II. Bewerbungsverfahren

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist grundsätzlich unzulässig gem.Art. 9 Abs.1 DSGVO. Die Grenze der Datenerhebung bildet die Begrenzung des Fragerechts des Arbeitgebers. Insofern stellen Fragen des Arbeitgebers zu diesen Merkmalen einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Bewerber dar und verletzen damit das informationelle Selbstbestimmungsrecht. Aus diesem Grund sind Fragen zum Beispiel nach der Schwerbehinderung und Schwangerschaft schlicht unzulässig.

Ausnahmsweise ist die Verarbeitung erlaubt, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt, siehe § 26 Abs.3 S.1 BDSG. Das bedeutet, dass im Einstellungsverfahren nur Fragen zu Merkmalen gestellt werden dürfen, die für die Erfüllung der erwarteten arbeitsvertraglichen Pflichten wesentliche Voraussetzung für den konkreten Arbeitsplatz darstellen. 

Künftige Kurierfahrer dürfen also nach Verkehrsdelikten gefragt werden oder Buchhalter nach Betrugsdelikten. 

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens hat der abgelehnte Bewerber grundsätzlich einen Löschungsanspruch bezüglich seiner persönlichen Daten, Art. 17 Abs.1 DSGVO, § 35 BDSG.

III. Umgang mit Arbeitnehmerdaten während des Beschäftigungsverhältnisses

Aus den oben genannten Gründen ist auch die Erfassung von Arbeitnehmerdaten nur in Einzelfällen möglich. Folgende Beispiele sollen zur Veranschaulichung dargestellt werden. Die Stammdaten eines Arbeitnehmers dürfen für Zwecke der Gehaltsabrechnung sowie der Kontaktaufnahme vom Arbeitgeber gespeichert werden. Ausbildungszeiten und Prüfungsbescheinigungen dürfen vom Arbeitgeber dokumentiert werden. Ebenso darf der Arbeitgeber Krankheits- und Fehltage für die Gehaltsabrechnung erfassen. Der Arbeitgeber darf rechtlich zulässige Ermahnungen und Abmahnungen dokumentieren und zu den Personalakten nehmen. Die Erfassung der Arbeitszeit, z.B. elektronisch, ist rechtlich zulässig, wenn die Arbeitsleistung für eine bestimmte Dauer geschuldet ist.

IV. Umgang mit Arbeitnehmerdaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Aufgrund der Zweckbindung, Art. 5 Abs. 1b DSGVO, und der jederzeitigen Widerrufbarkeit  gilt die Einwilligung nur für den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Folglich muss der Arbeitgeber unmittelbar nach Ende des Arbeitsverhältnisses Daten, insbesondere auch das persönliche Mitarbeiterprofil auf der Homepage des Unternehmens, löschen.

V. Anwendungen in der betrieblichen Praxis

1. Telefonüberwachung am Arbeitsplatz

Für die rechtliche Bewertung ist stets zwischen dienstlicher und privater Nutzung einerseits und der Überwachung der Verbindungsdaten und dem Zugriff auf den Inhalt der Kommunikation andererseits zu unterscheiden.

Bei dienstlichen Telefonaten ist eine Kontrolle der Verbindungsdaten (Tag, Uhrzeit, Beginn und Ende der Telefonate, Daten der korrespondierenden Teilnehmer) grundsätzlich gestattet, da durch die reine Kontrolle der Verbindungsdaten keine inhaltliche Überwachung vollzogen wird.

Das Mithören oder die Aufzeichnung eines Diensttelefonats hingegen ist grundsätzlich unzulässig. Die Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, § 201 StGB, bzw. die Verletzung des Post-, und Fernmeldegeheimnisses, § 206 StGB, sind strafbewehrt. Das Mithören ist jedoch ausnahmsweise zulässig, wenn dem Arbeitnehmer die Kontrolle bekannt ist und er eingewilligt hat. Auch im Bezug auf Ausbildungszwecke kann das Mithören ausnahmsweise erlaubt sein.

Gestattet der Arbeitgeber private Gespräche mit dem Diensttelefon, wird der Arbeitgeber Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetz (TKG). Er ist an das Fernmeldegeheimnis gebunden, das sowohl den Inhalt als auch die näheren Umstände der Kommunikation erfasst. Kontrollen des Arbeitgebers sind auch hier nur bei Einwilligung des Arbeitnehmers oder Vorliegen eines besonderen Erlaubnistatbestandes zulässig.

2. Überwachung der E-Mail/ Internetnutzung am Arbeitsplatz

Auch in diesem Bereich der Telekommunikation ist zwischen der geschäftlichen und privaten Nutzung von E-Mail und Internet zu unterscheiden.

Bei rein dienstlicher Nutzung, d.h. nicht gestatteter Privatnutzung, bestehen für den Arbeitgeber umfassende Kontrollmöglichkeiten. Der Arbeitgeber ist bei E-Mails wie auch bei der klassischen dienstlichen Post zugriffsbefugt. Es handelt sich üblicherweise um Daten des Arbeitgebers, an denen ein Arbeitnehmer keine Rechte hat. Der dienstlich bereitgestellte Mail-Account zählt zu den Betriebsmitteln, über die der Arbeitgeber entscheidet und die seinem Direktionsrecht unterliegen. Er kann daher die private Nutzung verbieten und bei dienstlicher Kommunikation jederzeit Einsicht verlangen bzw. sich diese anzeigen lassen, sofern nicht die Korrespondenz mit betrieblichen Vertrauensstellen (z. B. Betriebsrat) betroffen ist.

Wird eine private Internet- oder  E-Mail- Nutzung gestattet, wird der Arbeitgeber zum Dienstanbieter im Sinne des TKG mit der Folge, dass der Arbeitgeber grundsätzlich die Kommunikation nicht kontrollieren darf, da die E-Mail/Internetnutzung dem Fernmeldegeheimnis unterliegt. Eine Kontrolle ist nur bei Vorliegen einer Einwilligung des Arbeitnehmers gestattet. Ein Arbeitgeber kann jedoch die  Privatnutzung unter den Vorbehalt der Einwilligung stellen.

Liegt keine Einwilligung seitens des Arbeitnehmers vor, ist eine Missbrauchskontrolle nur im Ausnahmefall möglich. Voraussetzung ist der konkrete Verdacht, dass der Arbeitnehmer den Internetzugang am Arbeitsplatz erheblich missbraucht hat oder eine Straftat begangen wurde.

3. Videoüberwachung am Arbeitsplatz

Die Videoüberwachung von Arbeitnehmern greift in das Recht am eigenen Bild ein, das als Teil des allgemeinen Persönlichkeitsrechts geschützt ist. Sowohl die heimliche als auch die offene Videoüberwachung ist nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich.

Hinsichtlich der Prüfung der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch nicht öffentliche Stellen ist auf die Generalklausel in Art. 6 Abs.1 S.1 S. 1 lit. f DSGVO zu verweisen. Die Videoüberwachung muss der Wahrung berechtigter Interessen dienen. Sie muss erforderlich sein, d.h. zur Zweckerreichung geeignet. Alternative Maßnahmen, die weniger stark in das Recht auf Schutz personenbezogener Daten eingreifen, sind im Einzelfall vorzuziehen. 

Frau Zelzili beantwortet Ihnen sehr gerne sämtliche Fragen zu diesem Themenbereich und hilft Ihnen mit viel Engagement Ihre Rechte und Ansprüche durchzusetzen.